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Introduzione a Getting Things Done ( GTD ) di David Allen

24 luglio 2006
GTD schema di flusso
Getting Things Done è stato sviluppato da David Allen e la migliore definizione di cosa sia il GTD la dà lui stesso. Io mi limito brevemente a definirla come una metodologia per gestire le attività che una persona deve svolgere, che ha l'obbiettivo di massimizzare la produttività e ridurre lo stress.
Uno dei cardini del GTD è che per essere produttivi e creativi al massimo, bisogna avere la mente limpida e sgombra, perciò è necessario spostare tutte le cose di cui ci dobbiamo ricordare fuori dalla nostra mente, per inserirle in un sistema (cartaceo o software, a nostra scelta) per noi di rapida e facile consultazione.

Il metodo consiste nel raccogliere tutte le cose (email, telefonate, commissioni, letture, fax etc) in un "ingresso" (inbox), di prenderle in mano chiedendosi se e cosa dobbiamo farne:
  1. se NON presuppone un'azione si prospettano subito 3 possibilità:
    1. si può cestinare

    2. lo archiviamo per futura consultazione

    3. un'azione è prematura, la lasciamo in incubazione all'interno di un'apposita lista (Sometimes/maybe)

  2. se PRESUPPONE un'azione, bisogna distinguere se:
    1. è composta da più di una azione, allora viene creato un apposito progetto

    2. è composta da un'unica azione:

      1. bastano MENO di 2 minuti per eseguirla: FALLA !

      2. servono PIU' di 2 minuti:

        1. delega a qualcun altro e inseriscila nella lista dei feedback (Waiting for)

        2. "spostala" temporalmente inserendola nella lista delle prossime cose da fare (Next steps) oppure inseriscila in agenda se è assolutamente necessario che venga eseguita in un preciso momento


Nessuna azione deve ritornare nella cassettina dell'ingresso, soltanto in questo modo possiamo essere sicuri che tutto venga processato e che dobbiamo decidere un'unica volta cosa sia da fare con quella cosa. L'avere già deciso cosa sia da fare e quindi essere già pronti all'azione quando si prenderà in mano quella cosa, allevia di molto lo stress, perchè non è necessario prendere un'altra volta una decisione sul da farsi. In questo modo il tutto si riduce a gestire in modo sistematico una serie di liste (todo list) e un'agenda, che ci aiutano a ricordare, secondo il contesto e il momento, quale siano le azioni da intraprendere.

Un aspetto che David Allen sottolinea con enfasi è, che il GTD dà alcune regole di base, ma che il sistema uno lo debba creare da sè ed adattarlo alle proprie esigenze, poichè ognuno ha compiti unici da svolgere e ciò che può risultare efficace per Tizio non è detto che risulti efficace anche per Caio. Un esempio semplice e veloce è la scelta di come gestire le famose liste: c'è chi preferisce il formato elettronico (come me per esempio: io uso gestire le mie liste con l'outliner di nome Bonsai sul mio palmare e sincronizzarle poi con il PC), mentre molti altri non rinuncerebbero mai alla carta.

Se il GTD vi ha incuriosito e siete interessati al libro di David Allen, esso è stato finalmente pubblicato in lingua italiana dalla Sperling & Kupfer, con il titolo Detto, fatto! L'arte dell'efficienza.


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Commenti:
Ciao Alexander,
complimenti per l'idea di far nascere un blog dedicato alla metodologia GTD. Il mio commento unicamente per segnalare a te, e a chi fosse interessato (come me) ad approfondire l'uso della metodologia GTD, che al seguente link: pollio.maurizio.googlepages.com/it-d3-gtd-sample.html
e' disponibile il mio adattamento in italiano alla soluzione GTD d-cubed realizzata con TiddlyWiki da Tom Otvos. Oltre all'adattamento in italiano, sto gradualmente scrivendo anche una guida all'uso di d-cubed con riferimento, naturalmente, a GTD. Mi farebbe piacere scambiare opinioni, in generale, con altri utenti interessati all'argomento. Grazie e buon lavoro. Maurizio Pollio
 

Ciao Maurizio,
l'unica volta in cui ho giocato in una "sandbox" di un wiki è stato su Wikipedia. Non sono mai stato attirato dalle implementazioni online del GTD, perchè il dover essere, appunto, online per poter aggiornare le mie liste, non si adatta alle mie esigenze, nè professionali, nè private. Io ho sviluppato tutto sul mio palmare e in futuro descriverò più in dettaglio come ho sviluppato il mio sistema.

Per quanto riguarda il blog, esso non è strettamente un blog sul GTD, voglio parlare dello sviluppo e della crescita personale a 360 gradi. E' vero che sono partito dal GTD, perchè mi sono dedicato molto ad esso, sperimentando diverse soluzioni negli ultimi 4 anni. Il GTD è un buon punto di partenza per fare EFFICENZA (fare velocemente le cose che si devono fare), attualmente sto cercando di approfondire il tema della EFFICACIA (fare la cosa giusta), ma devo ancora sperimentare molte cose ed accumulare molta esperienza. Esperienza che voglio poi condividere con tutti su questo blog, per dare modo a altri di attingere a questi strumenti e suggerimenti.

Mi piacerebbe che i lettori dicessero la loro sui miei suggerimenti e, se provano qualcosa che io propongo, commentassero le loro impressioni ed esperienze.

Buona lettura & sperimentazione

Alexander
 

Ciao Alexander,
grazie per le info relative al tuo blog. Adesso mi e' piu' chiaro l'obiettivo al quale anche io sono interessato; non manchero', quindi, di frequentare il sito per leggere delle tue esperienze.

Una sola precisazione riguardo d-cubed e TiddlyWiki: non e' assolutamente una implementazione online ... anzi tutt'altro ... il pregio fondamentale di quella soluzione (e di tutte le realizzazioni fatte con TiddlyWiki) e' l'estrema portabilita' essendo l'applicazione costituita da UN UNICO semplice file html (nessuna logica server side o similare) che puo' essere, ovviamente, utilizzato ovunque ci si trovi (disponendo, ad esempio, di una penna usb). Basta solo avere un browser! Ciao e a presto, Maurizio
 


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